Ошибки при расчете отпускных
и их исправление в учете

Когда сезон отпусков позади, самое время поговорить про ошибки, которые могли быть допущены при расчете сумм отпускных.

Неправильно рассчитанные суммы отпускных могут привести к заниженным выплатам, что будет неприятно сотруднику, или, наоборот, завышенным, что не на руку организации. Поэтому при расчете сумм отпускных нужно строго следовать порядку расчета среднего заработка (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922), а также быть внимательным в определении расчетного периода как отпускных, так и расчетного периода, в принципе принятого в организации, и включать правильные суммы в расчет. К оплате труда относятся такие выплаты, как заработная плата согласно тарифным ставкам, окладам, начисленная за отработанное время, либо по сдельным расценкам, все виды надбавок и доплат (за выслугу лет, за дополнительный объем выполненных работ и т. д.), премии и вознаграждения, входящие в условия оплаты труда, также дополнительные выплаты по причине вредных условий труда, ночного времени, выходных и нерабочих дней или районных коэффициентов.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Сумма отпускных определяется как произведение среднего дневного заработка и количества календарных дней отпуска.

Включение в расчет сумм социальных выплат

Одной из ошибок при расчете отпускных будет являться включение в сумму расчета среднего заработка выплат социального характера, хотя они не являются оплатой труда согласно п. 3 Положения № 922. Выплаты социального характера – это материальная помощь в разных жизненных ситуациях (например, в связи с вступлением в брак, на рождение ребенка либо в связи со смертью близкого родственника); суммы на оплату путевок для санаторно-курортного лечения, оплату проезда или питания, связи или коммунальных услуг (в зависимости от того, какая социальная помощь предусмотрена для сотрудников данной организации).

Включения данных выплат в суммы для расчета среднего заработка происходить не должно, так как это приведет к необоснованному завышению сумм отпускных.

Пример 1.

Допустим, оклад сотрудника составляет 15 000 руб., плюс надбавка в размере 3000 руб. Сотрудник получал премии согласно положению о премировании по 8000 руб. в июне, октябре 2015 года и в январе 2016 года. В апреле 2016 года получил материальную помощь в связи со вступлением в брак в размере 5000 руб. С 01.05.2016 отправляется в отпуск.

Расчетный период будет с 01.05.2015 по 30.04.2016. Сумма дохода для расчета составит: 15 000 x 12 мес. + 3000 x 12 мес. + 8000 + 8000 + 8000 = 240 000 руб. Средний заработок: 240 000 : 12 : 29,3 = 682,6 руб.

Как видите, материальную помощь в апреле 2016 года в расчет не берем.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.

Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете

Помимо некоторых сумм, которые не должны включаться в расчет отпускных, есть еще периоды времени, которые также стоит исключить. Регламентируется данная норма п. 5 Положения № 922.

Теперь более подробно о том, что это за периоды времени: предыдущие отпуска (как ежегодный, так и за свой счет) или служебные командировки, время простоев в работе не по вине сотрудника, время нахождения на больничном или для женщин – время декрета.

Возможна ситуация, когда есть не полностью отработанные месяцы, приходящиеся на расчетный период, или же исключаемые периоды в расчетном периоде. В данном случае средний дневной заработок будет рассчитываться как частное суммы фактически начисленной заработной платы и 29,3 (среднемесячное число календарных дней), умноженное на количество полных календарных месяцев и количество календарных дней в неполных календарных месяцах. Количество календарных дней в неполном календарном месяце в свою очередь рассчитывается как частное 29,3 (среднемесячного числа календарных дней) и количества календарных дней этого месяца, умноженное на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2.

Отправляем в отпуск на 28 дней с 01.04.2016 сотрудника, имеющего оклад в 25 000 руб. Знаем, что с 01.04.2015 по 05.04.2015 сотрудник болел.

Сумма заработка для расчета отпускных: 25 000 x 11 мес. + 21 428,6 (получили как 25 000 : 21 раб. день x 18 раб. дней = 21 428,6 руб.) = 296 428,6 руб.

Средний заработок: 296 428,6 : ((29,3 x 11) + (29,3 : 30 x 25)) = 296 428,6 : (322,3 + 24,42) = 855,7 руб.

Сумма отпускных: 855,7 x 28 дней = 23 959,4 руб.

ВАЖНО В РАБОТЕ

В случае отсутствия у сотрудника в расчетном периоде фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней, например, весь расчетный период оказался из исключаемых из расчетного времени промежутков времени (например, сначала болел, затем командировка, затем отпуск за свой счет и т. п.), средний дневной заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы за предшествующие данному расчетному периоду 12 месяцев.

В расчет отпускных включены разовые премии

Включаемые в расчет отпускных премии должны быть предусмотрены системой оплаты труда и входить в расчетный период. В организации могут быть предусмотрены месячные, квартальные, годовые, единовременные премии и т. п. Единоразовые премии, например в честь юбилея, в расчет включать не нужно. Здесь возникает вопрос: как включить в расчет сумму премии, начисленную за конкретный период (например, квартальной), который выходит за рамки расчетного периода? Все просто – нужно взять в расчет месячную часть каждого месяца расчетного периода.

С годовыми и единовременными премиями все еще проще: они просто учитываются в полном объеме, вне зависимости от времени их начисления.

Ежемесячные премии принимаются к расчету также в их фактической сумме, при условии не больше одной за каждый показатель и месяц этого периода. В случае неполного отработанного периода премия, как правило, также будет начислена неполная, то есть пропорционально отработанному времени. Именно такая сумма, соответствующая фактически начисленным суммам, и будет взята для расчета отпускных.

Пример 3.

Рассмотрим пример, в котором сотруднику начислены разные премии. Отправим сотрудника в отпуск с 01.05.2016. Соответственно, за расчетный период будет взят промежуток времени с 01.05.2015 по 30.04.2016. Пусть оклад сотрудника составляет 22 000 руб. А за весь период он получал квартальные премии, каждый раз по 10 000 руб. (за II квартал 2015 г., III квартал 2015 г., IV квартал 2015 г. и I квартал 2016 г.) и единоразовую премию в феврале 2016 г. (в честь юбилея) в размере 5000 руб. Итого общая сумма оклада составила 264 000 руб., а с премиями – 309 000 руб.

Для расчета отпускных необходимо будет взять общий оклад в 264 000 руб. и премию за II квартал 2015 г. в размере 2/3, так как в расчетный период входят не все месяцы, за которые получена премия (выпадает апрель), премии за III, IV кварталы 2015 г. и за I квартал 2016 г. Премия в честь юбилея в расчет не берется. Итого: 264 000 + 6667 + 10 000 + 10 000 + 10 000 = 300 667 руб.

Средний заработок: 300 667 : 12 мес. : 29,3 = 855,1 руб.

Сумма отпускных: 855,1 x 28 дней = 23 943,8 руб.

Сумма отпускных к выплате: 23 943,8 руб. – 13% = 20 831,1 руб.

Необходимо будет сделать перерасчет отпускных в июле 2016 г. при получении премии за II квартал 2016 г., а именно: включить в расчет 1/3 премии, приходящейся на апрель 2016 г.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Исправление ошибок в учете

Если смотреть на исправление ошибок со стороны учета в организации, то при обнаружении ошибки следует сделать несколько шагов: составить бухгалтерскую справку, в которой указывают причину внесения изменений, и на ее основании доначислить или сторнировать сумму (после пересчета и выявления суммы, на которую была допущена ошибка при расчете отпускных). Используется способ «красное сторно» – это такой способ исправления ошибки, при котором ошибочную запись повторяют красными чернилами. При дальнейшем расчете написанные красным цветом суммы не прибавляются, вычитаются из итогов, тем самым сторнировочная запись аннулирует ранее составленную. Далее просто делается правильная запись уже обычными чернилами. Можно вместо красного цвета просто сделать запись в скобках, а в электронном виде поставить знак минус перед суммой. Используется данный способ исправления для показания отрицательного отклонения, то есть когда начисленная сумма больше положенной и ее необходимо уменьшить.

Пример 4.

Рассмотрим два примера обнаружения ошибки: сначала — когда выплата отпускных оказалась больше положенной, а затем – когда сотруднику не доплатили.

Итак, переплата: пусть сотрудник должен был получить отпускные в размере 23 200 руб., а получил 23 500 руб. Из этого вытекает, что было уплачено и больше страховых взносов во внебюджетные фонды и НДФЛ. За переплату страховых взносов не предусмотрено никакой ответственности, они просто зачтутся в следующем периоде, необходимо будет только подать уточненный отчет по форме РСВ-1. С НДФЛ тоже ничего страшного, сотрудник может либо попросить вернуть сумму переплаты, либо она также будет зачтена в следующем периоде. В случае уже сданного отчета по форме 2-НДФЛ также можно будет подать корректировку.

Что же касается бухгалтерского учета, то необходимо будет сделать следующие проводки методом «красное сторно»:

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
На начисленную сумму отпускных:
20	70	(23 500)
20	70	23 200
На начисленную сумму НДФЛ:
0	68	(3055)
70	68	3016
На начисленную сумму страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии:
20	69.2.1	(5170)
20	69.2.1	5104
На начисленную сумму страховых взносов на обязательное медицинское страхование:
20	69.3	(1198,5)
20	69.3	1183,2
На начисленную сумму страховых взносов на социальное страхование в ФСС:
20	69.1.1	(681,5)
20	69.1.1	672,8
На начисленную сумму страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний:
20	69.1.2	(47)
20	69.1.2	46,4

Пример 5.

Теперь рассмотрим случай недоплаты: пусть сотрудник должен был получить отпускные в размере 23 500 руб., а получил 23 200 руб. Из этого вытекает, что было уплачено меньше и страховых взносов во внебюджетные фонды и НДФЛ. За недоплату страховых взносов будут начислены пени, и, конечно же, нужно будет уплатить недоимку, также нужно будет подать уточненный отчет по форме РСВ-1. По НДФЛ тоже следует доплатить недостающую сумму. В случае уже сданного отчета по форме 2-НДФЛ также нужно будет подать корректировку.

В бухгалтерском учете исправление данной ошибки делается с помощью дополнительной аналогичной проводки, просто доначисляется сумма невыплаченных отпускных и, соответственно, недоудержанный НДФЛ и страховые взносы.

Дебет	Кредит	Сумма (руб.)
На доначисленную сумму отпускных:
20	70	300
На доначисленную сумму НДФЛ:
70	68	39
На доначисленную сумму страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии:
20	69.2.1	66
На доначисленную сумму страховых взносов на обязательное медицинское страхование:
20	69.3	15,3
На доначисленную сумму страховых взносов на социальное страхование в ФСС:
20	69.1.1	8,7
На доначисленную сумму страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний:
20	69.1.2	0,6

Также стоит посмотреть на исправление ошибки со стороны отношений с сотрудником, при расчете отпускных которого она была допущена. В случае меньшей уплаты отпускных, чем полагается сотруднику, совсем не проблема просто доначислить ему их. А вот в случае переплаты все обстоит несколько сложнее. Дело в том, что когда ошибка допущена в связи с нарушением норм законодательства (например, был неверно применен алгоритм расчета отпускных), если работник не захочет добровольно вернуть излишнюю сумму, взыскать ее не получится, разве что прибегнуть к суду. Взыскать можно только в случае допущения счетной ошибки, когда бухгалтер просто неверно сложил какие-то суммы или совершил иную ошибку в арифметических действиях. Также, согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ, взыскать излишне уплаченную сумму отпускных можно, если была признана вина работника в невыполнении норм труда или простое, определенная органом по рассмотрению трудовых споров, и если судом установлено, что сумма была излишне выплачена в связи с неправомерными действиями сотрудника.

Не забываем про корректировку суммы НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды. Недостающие суммы следует доплатить и, соответственно, если отчетность уже сдана, то подать уточняющую, а в случае переплаты сумма переплаты будет просто зачисляться за следующий период.

• Назад
• Вперёд