Работник пришел за справкой

Справка с места работы – это документ, который часто требуется работникам. Он нужен, чтобы подтвердить фактическое место работы, занимаемую должность, размер заработной платы, стаж. Существует много разновидностей таких справок для разных целей и представления в разные учреждения.

Работодатель, предоставляя рабочие места, берет на себя определенные обязательства по социальной защите работников. Круг проблем, для решения которых гражданину необходима справка, подтверждающая его статус работника, широк и разнообразен. Потребовать справку могут любые государственные органы, посольства иностранных государств, органы социальной опеки, кредитные и другие финансовые организации. К примеру:

• суд слушает дело об удержании алиментов в пользу несовершеннолетнего ребенка или о назначении штрафных санкций за неуплату транспортного налога. Для вынесения решения суду понадобится справка с места работы ответчика, на основании которой определяется сумма к уплате;
• ребенку необходимо пройти курс восстановительного лечения в детском центре. Родители обратились в Центр социального обеспечения граждан за путевкой. В пакет документов, необходимых для получения путевки, обязательно входит справка с места работы каждого из родителей. Такая справка позволит сотруднику органа социальной защиты определить доход семьи;
• семья решила провести очередной отпуск за рубежом. И в этом случае для оформления визы на въезд в страну, выбранную для посещения, требуются справки с места работы. Консульству необходимы гарантии благонадежности туристов, одним из факторов оценки статуса личности для выдачи визы на въезд в другое государство являются данные справки с места работы.

Примеров можно привести еще немало, очевидно одно: справки с места работы, выдаваемые в каждом конкретном случае, могут отличаться формулировками. Поэтому, оформляя документы на получение кредита в банке, например, нужно поинтересоваться: какая именно справка нужна с места работы – в произвольной форме или по форме 2-НДФЛ?

Справка по форме 2-НДФЛ оформляется согласно приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Кредитные организации отдают предпочтение справке по форме 2-НДФЛ. Причиной тому является ответственность работодателя за достоверность указанной в справке информации. Гарантом выступает налоговый орган, в который работодатель представляет справки по форме 2-НДФЛ.

Справка в произвольной форме может содержать ту же информацию, что и справка 2-НДФЛ. Это информация о начисленной заработной плате за период с начала календарного года и об удержаниях с заработной платы. Чаще всего удержанием является лишь налог на доходы физических лиц. К другим удержаниям относятся алименты, платежи по ссудам и кредитам и другие выплаты в пользу третьих лиц, назначенные судом или выплачиваемые работником добровольно по заявлению. Все виды доходов и удержаний отражаются в справке, выдаваемой работнику.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работником выдать трудовую книжку и копии документов, связанных с работой. Помимо этого, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему различные справки, о которых и пойдет речь далее. Такие справки с места работы могут быть затребованы сторонними органами (организациями) или органами государственной власти для подтверждения тех или иных фактов, составляются они в произвольной форме на фирменном бланке организации. Но в любом случае они должны содержать обязательные реквизиты (ГОСТ 6.30-2003).

Для получения справки с места работы сотруднику нужно заполнить заявление в отделе кадров.

В небольших организациях устной просьбы работника бывает достаточно для оформления справки. Иногда такие просьбы фиксируются в специальном журнале или книге учета в произвольной форме.

Зачем нужно заявление?

Заявление необходимо для своевременной выдачи правильно составленной справки. В заявлении указываются фамилия, имя и отчество сотрудника, его должность, дата подачи заявления и наименование организации, потребовавшей такую справку. Если сотрудник не желает сообщать наименование организации, потребовавшей от него справку о подтверждении дохода по месту работы, то в конце справки ставится фраза: «Справка выдана по месту требования».

Сроки выдачи справки согласно ст. 62 ТК РФ составляют три рабочих дня с момента обращения. С даты, указанной в заявлении, начинается отсчет времени. В случае отказа работодателя предоставить справку с места работы своему сотруднику последний вправе отправить свое заявление по почте заказным письмом с описью вложения. Отсчет трехдневного срока начнется с момента оформления почтового отправления. Позже работник вправе обратиться в суд либо в комиссию по трудовым спорам, предъявив работодателю претензию по нарушению своего трудового права.

Такие ситуации редки в практике, но могут возникнуть при реорганизации предприятия либо в случае увольнения работника по инициативе администрации.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В целях получения единовременного пособия при рождении ребенка, если оба родителя работают, помимо прочих документов представляется справка с места работы другого родителя о том, что пособие не назначалось. Если один из родителей работает, а другой нет, пособие назначается и выплачивается тому, кто работает. При этом неработающий родитель должен получить такую же справку из органов соцзащиты.

Какая справка будет иметь юридическую силу?

Унифицированной, то есть утвержденной формы справки «с места работы» не существует, однако есть обязательные реквизиты. К ним относятся:

• наименование организации, ее юридический адрес, телефон, ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
• дата выдачи справки и номер регистрации;
• подпись руководителя организации с обязательной расшифровкой;
• печать, скрепляющая справку.

Соответственно, справка без даты выдачи и регистрационного номера либо без расшифровки подписи руководителя будет считаться недействительной. Если справка оформляется не на фирменном бланке организации, то необходимо указать реквизиты организации, отсутствие которых лишает справку юридической силы.

Составляем справку с места работы

Работник обратился в отдел кадров с просьбой о представлении справки в районный суд для назначения алиментов. Согласно п. 3 ст. 230 НК РФ справка о доходах и удержаниях из дохода выдается налоговым агентом по требованию физического лица и оформляется по форме 2-НДФЛ.

Суды также принимают справки, составленные в произвольной форме, в которых указаны начисленные и выплаченные суммы в пользу работника.

Формулировки будут такими:

«Справка выдана Козлову Петру Николаевичу в том, что он действительно работает в ООО «Лотос» с 15 февраля 2014 года в должности оператора машинного доения.

Заработная плата за прошедший период составила:

• январь 2016 г. – 15 200 (Пятнадцать тысяч двести руб. 00 коп.);
• февраль 2016 г. – 15 200 (Пятнадцать тысяч двести руб. 00 коп.)

и т. д. по месяцам».

Период начисления заработной платы указывается от полугода и более в зависимости от места представления справки.

Далее указываются удержания из заработной платы:

«Сумма начисленного подоходного налога за период составила за весь период столько-то рублей.

Других удержаний из заработной платы нет. Справка составлена на основании лицевого счета № и ведомостей начисления заработной платы №№ 1–11 за 2016 год.

Справка дана для предъявления по месту требования».

Дата выдачи и номер регистрации делают справку юридически значимым документом. Печать и подпись директора удостоверяют факт подлинности документа.

Количество экземпляров справки может быть любым. Работник может обращаться за получением справки неограниченное число раз. Например, для получения кредита можно обратиться одновременно в несколько банков, каждый из которых потребует представить пакет документов.

Заверенная работодателем копия трудовой книжки относится к числу документов, требуемых при совершении юридически значимых действий.

Поэтому параллельно со справкой с места работы нужно заказать копию трудовой книжки.

Выдается справка по истечении 3-дневного срока. Справку можно оформить на бланке, распечатать из любой бухгалтерской программы либо воспользоваться интернет-сервисом на сайте налоговой службы.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если справку нельзя выдать в произвольной форме, а требуется применять установленную нормативно-правовым актом форму, не должно допускаться ее изменение, иначе выданный документ посчитают недействительным.

Готовим архивную справку

За справками, подтверждающими стаж работы, нередко обращаются сотрудники, оформляющие пенсию. Необходимость в получении архивной справки возникает при смене фамилии или имени для идентификации личности и подтверждения трудового стажа.

К архивным документам относятся все документы, оформленные в прошедшие периоды. Дела уволенных сотрудников всегда хранятся в архиве организации.

Как долго хранятся документы в организации?

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно этому приказу самые короткие сроки хранения (5 лет) имеют документы, относящиеся к текущей хозяйственной деятельности. К ним относятся документы банка, налоговая отчетность, авансовые отчеты, договоры по хозяйственной деятельности.

Самые долгие сроки хранения (75 лет с момента поступления в архив) имеют документы, относящиеся к трудовой деятельности физических лиц, а именно:

• ведомости начисления заработной платы;
• табели учета рабочего времени;
• трудовые соглашения;
• приказы о назначении на должность;
• иные кадровые приказы.

В архивной справке указывается период работы бывшего сотрудника в организации, начисленные суммы заработной платы и другие выплаты за прошлый период.

Если организация меняла свое наименование или организационно-правовую форму, то эти сведения отражаются на отдельном листе, являющемся неотъемлемым приложением к справке, подтверждающей занятость работника.

Если организация ликвидировалась, то сведения о стаже можно запросить в Пенсионном фонде по месту прописки гражданина. Согласно действующему законодательству организация при ликвидации обязана передать пакет документов по кадровому составу в архивное учреждение. На практике эта норма закона соблюдается не всегда, поэтому наиболее полная информация о трудовом стаже и начисленных выплатах содержится в базе Пенсионного фонда.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Справка о сумме заработной платы (утверждена приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н) выдается работнику при увольнении или по его письменному заявлению в соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ в целях осуществления выплат страхового обеспечения застрахованным лицам при наступлении страховых случаев, предусмотренных указанным федеральным законом.

Ответственность

Справки о начисленной заработной плате, подтверждающие занятость сотрудника, должны содержать только достоверные сведения.

Штрафные санкции за представление искаженных сведений предусмотрены ст. 126.1 НК РФ.

Такие санкции начисляются за обнаруженные неточности в справках по форме 2-НДФЛ.

Обнаруженную неточность налоговый агент вправе исправить самостоятельно, ситуация может возникнуть при пересчете налога на доходы физических лиц за прошедшие периоды.

В этом случае уточненная справка передается в налоговый орган и один экземпляр исправленной справки вручается сотруднику.

Если справка, составленная работодателем в произвольной форме, содержит искаженные данные и факт этот доказан, то мера ответственности руководителя может быть рассмотрена уже в рамках УК РФ.

Индивидуальный предприниматель, использующий труд наемных работников, вправе выдать любую справку работнику, но не может оформить справку на себя. Подтверждать свой доход и стаж предпринимателю придется на основании деклараций, сданных в Пенсионный фонд и налоговые органы.

• Назад
• Вперёд