Поделиться статьёй:
Назарова А. В.,
практикующий бухгалтер
Расходы на охрану.
Бухгалтерский и налоговый учет
Каждая компания обязана обеспечить охрану офиса и своих производственных помещений от взлома, незаконных вторжений, краж, а также создать безопасные условия труда для работников. Это, помимо всего прочего, предполагает обеспечение пожарной безопасности, защиту конфиденциальной информации, а также предотвращение возможных терактов в помещениях компании. Как показывает практика, расходы на безопасность постоянно растут.
Охрана имущества, пожарная безопасность и прочие услуги по обеспечению сохранности имущества организации – не редкость в наше время. Практически в любой организации в помещениях установлена сигнализация. Системы охраны настолько современны, что в случае снятия с охраны помещения ответственному лицу в любое время дня и ночи приходит уведомление в виде смс на телефон, а группа быстрого реагирования приезжает на объект в считанные минуты. Представителей в данном сегменте рынка достаточно много, поэтому перед организациями стоит непростой выбор. Наличие лицензии у организаций, оказывающих охранные услуги, является обязательным условием их деятельности. Что же касается организаций, прибегающих к данным видам услуг, то в данной статье речь пойдет о правильном документальном оформлении этого вида расхода и его приходовании в бухгалтерском и налоговом учете.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
Расходы на услуги по охране имущества относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Налоговый учет
Организации, применяющие УСН «доходы-расходы», могут учесть расходы на охрану в составе расхода, так как это не противоречит ст. 346.16 НК РФ и данный вид расхода входит в ее перечень. В данной статье в расход можно включать такие охранные услуги, как: охрана имущества, пожарная безопасность, охранно-пожарная сигнализация, иные услуги. В организациях, где предусмотрены услуги по личной охране сотрудников, для избежания споров с контролирующими органами такие расходы лучше не выделять в отдельный вид, а объединять при заключении договора с охранной организацией, например, с услугами по охране имущества.
Одним из первичных документов, служащих основанием для принятия к учету расходов на охрану, является акт их приема-передачи.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете услуги на охрану следует относить на расходы по обычным видам деятельности согласно ПБУ 10/99 при соблюдении всех необходимых условий данного ПБУ.
Учет ведется, используя счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с соответствующими счетами затрат: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Оплата охранных услуг отражается с использованием счета 50 «Касса» либо 51 «Расчетный счет» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).
Расходы по охране имущества признаются в бухгалтерском учете на последнее число каждого месяца, с обязательным условием выполнения п. 16 ПБУ 10/99. Если имущество арендованное, то порядок признания расходов абсолютно такой же, так как в пп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ нет уточнения по принадлежности имущества (письмо УФНС России по г. Москве от 26.02.2009 № 16-15/017006).
Возможно, что расходы по охране арендованного имущества будут оплачиваться арендодателем, но это встречается редко и в любом случае оговаривается при заключении договора аренды. В большинстве случаев арендодатели, руководствуясь ст. 616 ГК РФ, возлагают расходы по охране на арендатора.
Если с охраной имущества никаких сложностей не возникает, то с охраной сотрудников есть свои нюансы. Когда в организации предусмотрена охрана особо ценных сотрудников, например генерального директора, так как он обладает важной информацией и имеет доступ к коммерческой тайне, охрана жизни данного сотрудника является важной частью расхода организации. Такой расход также включается в расходы по обычным видам деятельности и принимается к учету ежемесячно на последнее число месяца, соответственно в тех периодах, когда данный расход имел место. В этом случае обычно используется счет затрат 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Организация может обеспечивать охрану не только своего имущества, но и ценных сотрудников, таких как руководитель, или прочих лиц, например, имеющих доступ к коммерческой тайне.
По вопросу охраны жизни сотрудников при налогообложении прибыли существует арбитражная практика. Справедливо будет провести аналогию и при применении УСН «доходы-расходы», придерживаясь мнения Минфина РФ и судебной практики (письмо Минфина РФ от 08.05.2007 № 03-03-06/1/269, решение Арбитражного суда г. Москвы от 22.07.2011 № А40-23728/08-108-75), что лучше прописывать момент охраны жизни сотрудника изначально в трудовом договоре с этим сотрудником для обоснования данного расхода. На иной случай, если по каким-то причинам в трудовом договоре данный момент предусмотреть не имеется возможности, рекомендуется прописать его хотя бы в локальном акте или написать руководителю приказ (распоряжение) по данному вопросу, указав список сотрудников, нуждающихся в охране.
При указании в трудовом договоре предусмотренных услуг по охране сотрудника у контролирующих органов может возникнуть вопрос об обложении данного вида услуг налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами как доход сотрудника в натуральной форме. Согласно ст.ст. 22, 163, 212 ТК РФ обеспечение безопасных условий труда является обязанностью каждого работодателя, тем более сотрудник не получает при оказании данной услуги никакой экономической выгоды, данная услуга оказывается исключительно в интересах организации, так как ущерб, нанесенный сотруднику, скажется и на самой организации. Поэтому облагать НДФЛ и страховыми взносами оказание услуг по охране сотрудников не нужно (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2007 № А05-7024/2006-34).
Документальное оформление расходов на охрану выглядит следующим образом. Для того чтобы признать данный вид расхода, необходимо наличие такой первичной документации, как договор на оказание данных услуг, акт приема-передачи, график дежурств, отчет исполнителя о выявленных нарушениях. Данный перечень документации должен быть оформлен надлежащим образом и заверен подписью и печатью обеих сторон сделки. В акте приема-передачи обязательно должно быть указано о принятии работ на определенную дату, объеме выполненных работ, стоимости, отсутствии претензий со стороны заказчика. При составлении договора необходимо руководствоваться нормами гл. 39 ГК РФ. Предметом договора в данном случае будет охрана объектов, жизни или здоровья сотрудников заказчика исполнителем. В договоре обязательно должен быть прописан адрес охраняемого объекта либо данные охраняемых сотрудников, а также количество сотрудников исполнителя, которые будут осуществлять охрану. У оказывающей охранные услуги организации, в свою очередь, должна быть соответствующая лицензия на осуществление данного вида деятельности.
Суммы, перечисленные работодателем охранному предприятию за обеспечение личной безопасности сотрудника, не включаются в налоговую базу по НДФЛ. Следовательно, организация не обязана удерживать НДФЛ с указанных сумм. Это подтверждают и суды.
- Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2007 № А05-7024/2006-34.
При оформлении расходов на охрану сотрудников лучше заключать договор не на персональную охрану сотрудника, а договор на комплексное обслуживание, т. е. чтобы в данном договоре была также охрана имущества и т. д. (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.07.2007 № А56-35010/2006). Соответственно стоимость на данные услуги лучше определить единой суммой как в самом договоре, так и в актах. Указание в договоре пункта о необходимости данного вида охраны для организации в связи с коммерческой тайной, которой располагает охраняемый сотрудник, не будет лишним (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.05.2009 № А13-98/2008). Подобное оформление расходов на охрану сотрудников не оставит контролирующим органам шансов на указание необоснованности данного вида расходов, поскольку расход на охрану имущества прямо указан в пп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Пример 1.
ООО «РИМ» заключило договор с ООО «Легион» на оказание услуг по охране помещения и имущества на сумму 30 000 руб. в месяц (без НДС).
Какие проводки необходимо сделать бухгалтеру ООО «РИМ»?
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 20 | 60 | 30 000 | Отражены расходы по охране помещения и имущества |
| 60 | 51 | 30 000 | Отражена оплата услуг по охране помещения и имущества |
Пример 2.
ООО «РИМ» заключило с охранным предприятием договор на оказание услуг по личной охране жизни и здоровья генерального директора. Стоимость услуг по договору составила 68 000 руб. в месяц. Оплата, согласно договору, должна производиться до 15 числа каждого месяца безналичным путем на счет охранного предприятия. В конце каждого месяца охранное предприятие присылает на подпись акты приема-передачи оказанных услуг.
Какие проводки необходимо сделать бухгалтеру ООО «РИМ»?
| Дебет | Кредит | Сумма | Операция |
|---|---|---|---|
| 26 | 60 | 68 000 | Отражены расходы по личной охране жизни и здоровья генерального директора |
| 60 | 51 | 68 000 | Отражена оплата услуг по личной охране жизни и здоровья генерального директора |