Поделиться статьёй:
ЗАРПЛАТА И КАДРЫ | ТОЧНЫЙ РАСЧЕТ
Командировки: сложные вопросы
Бортников В.В., практикующий юрист
Командировки – неотъемлемая часть деятельности многих организаций и нередко головная боль для бухгалтера.
Служебная командировка, что может быть проще – по распоряжению директора направляем сотрудника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При этом местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. В служебную командировку могут быть направлены только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, то есть те, с кем заключены трудовые договоры. Лица, оказывающие услуги на основании договоров гражданско-правового характера, а также работники других организаций в служебные командировки направляться не могут. Однако на практике у кадровиков (бухгалтеров) эта несложная процедура вызывает довольно много вопросов.
ВАЖНО В РАБОТЕ
За совершение дисциплинарного проступка во время командировки работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, но только своим работодателем.
Командировка и сверхурочная работа
Часто бывают случаи, что время выполнения служебного задания в командировке или нахождения сотрудника в пути до места выполнения служебного задания или обратно выходит за рамки нормальной продолжительности рабочего времени. Отсюда возникает вопрос: нужно ли оплачивать время, выходящее за рамки нормальной продолжительности рабочего времени, как сверхурочную работу?
Как видно из ст. 166 ТК РФ, командировка – это, прежде всего, поездка для выполнения служебного поручения, в определении ничего не говорится о выполнении работником его трудовой функции. На период командировки, как мы уже говорили, работнику гарантируется средний заработок. Заработная плата за время нахождения в командировке не выплачивается. В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата – это вознаграждение за труд. А по смыслу Трудового кодекса средний заработок – это плата за время, в которое работник не может выполнять свою трудовую функцию. Согласно ст. 91 ТК РФ работник исполняет трудовые обязанности в течение нормальной продолжительности рабочего времени. Следовательно, работник, находясь в командировке, отсутствует на рабочем месте и не выполняет трудовую функцию, возложенную на него трудовым договором.
Сверхурочной признается работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
Статья 99 ТК РФ.
Получается, что если работник не выполняет свою трудовую функцию, неуместно говорить о рабочем времени и о сверх-урочной работе соответственно.
Однако специалисты Минтруда России разъясняют, что если работник в командировке трудится сверхурочно или в ночное время, то такая работа оплачивается в повышенном размере (письмо Минтруда России от 14.11.2013 № 14-2-195). При этом каких-либо обоснований такому выводу специалисты ведомства не дают. В свою очередь Минфин по аналогичному вопросу коротко пояснил, что включение в расходы оплаты сверхурочных в период командировки необоснованно, так как при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется только сохранение среднего заработка (письмо Минфина РФ от 23.05.2013 № 03-03-06/1/18410). Соответственно, если следовать позиции Минтруда, то возникнут проблемы с расходами.
Законодательством не предусмотрено обязательное совпадение даты выбытия работника из командировки, указанной в командировочном удостоверении, и даты проездного билета в качестве обязательного условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с проездом к месту командировки и обратно.
Выходные и праздники в период командировки
Часто для рационального использования времени нахождения в командировке работник выезжает к месту выполнения поручения в выходной день. Также дни командировки могут совпадать с праздничными днями. Как в такой ситуации производить оплату?
Из Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г № 749 следует, что средний заработок работнику выплачивается за все рабочие дни, предусмотренные графиком работы командирующей организации. Согласно п. 4 Положения дни отправления, прибытия и дни нахождения в пути входят в дни командировки. В соответствии с п. 5 Положения оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в порядке, предусмотренном ст. 153 ТК РФ, согласно которой работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.
Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Следовательно, дни отъезда, приезда, а также дни нахождения в пути в период командировки, приходящиеся на выходные или нерабочие праздничные дни, подлежат оплате не менее чем в двойном размере, конкретный порядок исчисления которого зависит от применяемой системы оплаты труда работника, либо по желанию работника оплата указанных выходных дней командировки осуществляется в одинарном размере и одновременно с этим работнику в удобное для него время предоставляется один день отдыха за каждый выходной день без содержания (письмо Минтруда России от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415). Данная позиция подтверждается судебной практикой (см., например, решение ВС РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663).
Однако законодательством не урегулирован вопрос о том, сколько времени, затраченного на выполнение служебного задания или нахождения в пути, необходимо оплачивать. Из общих норм трудового законодательства следует, что заработная плата каждого работника зависит от количества затраченного труда (ст. 123 ТК РФ). Поэтому, по нашему мнению, во избежание претензий со стороны контролирующих органов за выходные и нерабочие праздничные дни необходимо оплачивать все часы, затраченные на выполнение служебного задания, и все часы нахождения в пути, в том числе дни отъезда и приезда.
Сверхурочную работу не оплачивают в командировке, потому что ее там нет и быть не может!
Больничный во время командировки
В соответствии со ст. 183 ТК РФ при временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральными законами. При этом командированному работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного задания или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения № 749). Отметим, что расходы по найму жилья не возмещаются в случае, когда командированный работник находится на стационарном лечении.
За период болезни работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в обычном порядке. Ситуация усложняется в том случае, если работник заболел во время зарубежной командировки – необходимо легализовать документы, выданные иностранным медицинским учреждением.
Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность граждан в период их пребывания за границей (после легализированного перевода),
по решению врачебной комиссии медицинской организации могут быть заменены на листки нетрудоспособности установленного в Российской Федерации образца.
При этом в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 05.07.2010 № 154-ФЗ «Консульский устав Российской Федерации» под легализацией официальных документов понимается удостоверение подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания. Также, в соответствии с п. 4 вышеуказанной статьи, консульское должностное лицо вправе требовать представления его нотариально заверенного перевода на русский язык.
Однако законодатель ни в одном нормативном документе не предусматривает обязанности работодателя оплатить или компенсировать работнику расходы на перевод и нотариальное заверение таких документов. Следовательно, работник будет вынужден самостоятельно нести такие расходы.
Стоит отметить, что оплата командировки – это далеко не все вопросы, возникающие в данной ситуации. Одним из таких вопросов является вопрос о продлении командировки на период временной нетрудоспособности. Из правового анализа норм, регулирующих правоотношения, связанные с командировками, следует, что ни в одном нормативно-правовом акте не закреплена обязанность работодателя продлевать командировку в случае болезни командированного. Следовательно, продление командировки в данном случае остается на усмотрение работодателя.
Проверяющие традиционно обращают самое пристальное внимание на расходы организации, связанные с командировками сотрудников. Одна из самых популярных претензий инспекторов – необоснованность выплаты суточных по однодневным командировкам.
Работник остается на отпуск в месте командировки
В случае если работник изъявил желание остаться на отпуск в месте командирования, возникает вопрос об оплате проезда обратной дороги. Как уже ранее отмечалось, работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные с выполнением служебного задания, в том числе и расходов по проезду. Срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Время командировки складывается из фактического времени пребывания в месте командировки и времени в пути. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия такого транспортного средства в место постоянной работы.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.
Получается, что работодатель обязан возместить расходы по проезду из места командировки в любом случае, даже если окончание командировки не совпадает с датой отъезда к месту проживания. Данная позиция подтверждена судебной практикой (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2, от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2).
Однако возможна ситуация, при которой работник из места командировки отправится в другое место для проведения отпуска и только после этого вернется к месту постоянной работы. Ситуация усложняется тем, что в соответствии с п. 12 Положения № 749 следует, что к расходам по проезду должны относиться проездные билеты только к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах. Компенсация стоимости проезда до города, который не является ни местом, куда работник командирован, ни местом постоянной работы, Положением № 749 не предусмотрена.
Если командированный работник не использовал билет по уважительной причине (как производственной, так и личной), стоимость билета можно учесть при налогообложении.
По нашему мнению, стоимость проезда к месту проведения отпуска и возвращения к месту постоянной работы в соответствии со ст. 168 ТК РФ будет относиться к иным расходам, которые производятся работником с разрешения или ведома работодателя.
Однако возможна ситуация, при которой работодатель не давал такого разрешения. В то же время начальный и конечный пункты маршрута, указанные в билете, совпадают с приказом о направлении в командировку, а работник в любом случае имеет право на возмещение понесенных расходов по проезду из мес-та командировки к месту постоянной работы. Полагаем, что в такой ситуации работодатель обязан выплатить работнику сумму, равную стоимости проезда прямым маршрутом по справке транспортной организации. Правомерность такого способа подтверждается судебной практикой (постановление ФАС Дальневосточного округа от 15.08.2011 № Ф03-3580/11).
Работник не успел выполнить служебное задание
Как поступить в том случае, если сотрудник не успел выполнить в установленные сроки служебное задание и поменял обратный билет на билет с более поздней датой выезда? При возврате билета сотруднику была возвращена стоимость сданного билета за вычетом штрафа за возврат, затем им был приобретен новый билет. Как продление срока командировки, так и его сокращение ТК РФ и Положением № 749 не запрещается, но требует дополнительного оформления. Отметим, что порядок оформления изменения срока командировки в подобных ситуациях законодательством не регламентирован. Соответственно, работодатель вправе самостоятельно разработать такой порядок и закрепить его в локальных нормативных актах организации. Что касается оплаты, как и в предыдущей ситуации, работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду согласно ст. 168 ТК РФ, п.п. 12, 26 Положения № 749.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.
Если командировка не принесла результата
Направляя сотрудника в командировку, компания не знает заранее, будет она результативной или нет. Можно ли будет уменьшить налог на прибыль на сумму безрезультативных расходов? В Налоговом кодексе нет ответа, но судебная практика складывается в пользу организаций. Командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако Налоговый кодекс не содержит разъяснений, можно ли учесть расходы на командировку, которая не дала положительного результата. Чиновники согласны, что отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов при их документальном подтверждении (письмо УФНС по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2). Арбитражная практика по этому вопросу также складывается исключительно в пользу компаний.
Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия.
Так, налоговая инспекция посчитала командировочные расходы необоснованными, поскольку у организации в регионах, куда был командирован сотрудник, не было контрагентов. Кроме того, по итогам командировок не было подписано никаких договоров, протоколов о намерениях и прочее, а значит, расходы носили непроизводственный характер. Однако судьи были на стороне организации и указали, что отсутствие конкретных результатов не изменяет характера командировочных расходов. Поскольку командировка была правильно оформлена, фирма обоснованно включила ее в расходы (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № Ф04-4933/11, ФАС Уральского округа от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2).