Аванс, если работник был в отпуске

Работник в день получения первой части заработной платы, а иными словами, аванса, может находиться в отпуске или на больничном. Поэтому у бухгалтера возникает резонный вопрос: должна ли организация выплатить этому работнику положенную сумму, особенно если на предприятии установлен аванс в процентном соотношении от заработной платы?

Напомним, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выплачивать работникам заработную плату два раза в месяц (кроме отдельных категорий работников, указанных в федеральных законодательных актах). Выплачивать заработную плату дважды в месяц нужно даже в том случае, когда работник в письменной форме выразил свое согласие на получение заработной платы один раз в месяц. Заработную плату за первую половину текущего месяца принято признавать авансовым платежом, оставшуюся сумму – заработной платой под расчет за весь отработанный месяц. Дни выплат устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором и должны, во избежание штрафа, обязательно соблюдаться.

 ВАЖНО В РАБОТЕ

С суммы заработной платы за первую половину месяца (аванс) НДФЛ, а также страховые взносы во внебюджетные фонды не начисляются.

Организацией могут быть выбраны любые дни для выплаты частей заработной платы, при этом Министерство здравоохранения и социального развития РФ в своем письме от 25.02.2009 № 22-2-709 рассмотрело случай, когда аванс выплачивался 25-го числа месяца, и установило, что такой срок может привести к нарушению требований ст. 136 ТК РФ. В документе был приведен пример, когда «работник, поступивший на работу 1-го числа, получит заработную плату за первую половину месяца (аванс) только в конце месяца (25-го числа), когда месяц практически отработан полностью, что противоречит трудовому законодательству». Таким образом, из письма № 22-2-709 можно сделать вывод, что предпочтительные даты аванса – 15-е или 16-е число месяца (в зависимости от того, 30 или 31 календарный день в месяце).

Трудовым кодексом не предусмотрен размер аванса, однако в том же письме № 22-2-709 указано, что за каждую половину месяца заработная плата должна начисляться примерно в равных суммах (без учета премиальных выплат). Достаточно часто в организациях аванс устанавливается в процентах от оклада либо просто выдается фиксированная сумма для каждого работника, однако нужно иметь в виду, что согласно постановлению Совета Министров СССР от 23.05.1957 № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца», действующему в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, размер аванса в счет заработной платы за первую половину месяца определяется соглашением администрации предприятия с профсоюзной организацией при заключении коллективного договора, однако минимальный размер указанного аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время. Необходимость учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу) при определении размера аванса подтверждает и Роструд в своем письме от 08.09.2006 № 1557-6. Это означает, что если какие-то дни в первой половине месяца были лицом отработаны, то аванс он должен за них получить, даже несмотря на то, что другие дни были использованы на отпуск либо работник был на больничном. Этот момент прописывать в локальных актах организации не обязательно.

 ПОЗИЦИЯ РОСТРУДА

При определении размера заработной платы за первую половину месяца необходимо учитывать фактически отработанное сотрудником время.

- Письмо от 08.09.2006 № 1557-6.

Пример 1.

Инженер Иванов П. И. находился в оплачиваемом отпуске с 28 февраля по 16 марта. В организации установлена дата выплаты аванса – 15-е число каждого месяца. В связи с тем, что с 01 по 15 марта (первую половину месяца, за которую положен аванс) Иванов не работал, авансовый платеж выплачен ему не будет. А вот специалист Петров был с 02 по 06 марта на больничном, в остальные дни работал, поэтому авансовый платеж ему будет начислен за фактически отработанные дни: за 01 марта и за период с 07 по 15 число.

Кроме того, установление аванса в виде процентной ставки может быть невыгодно для организации, если работник, не проработавший месяц полностью, но получивший аванс, увольняется, а взыскать излишне выплаченную сумму не из чего. Суд в этом случае встает на сторону работника.

При этом, если есть возможность удержания, работодатель должен соблюсти ряд правил:

• удержать неотработанный аванс можно в срок не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для его возвращения (ч. 3 ст. 137 ТК РФ);
• работник не должен оспаривать основания и размер удержания, должен согласиться с ним в свободной письменной форме (ч. 3 ст. 137 ТК РФ);
• решение об удержании должно быть оформлено в виде приказа (распоряжения) работодателя, также в свободной форме.

Пример 2.

Инженер Иванов П. И. работает в ООО «Весна» год и два месяца. Его оклад составляет 38 000 руб. Организация производит оплату два раза в месяц: 15 числа – аванс, 01 числа следующего месяца – зарплата под расчет.
В качестве расчетного месяца берем апрель 2015 года (30 календарных, 22 рабочих, 8 выходных дней).

Расчет аванса: с 01 по 15 апреля – 11 отработанных дней:
38 000 руб. : 22 рабочих дня x 11 фактически отработанных дней = 18 999 руб.

С суммы оклада подлежит удержанию НДФЛ в размере 13%, или 4940 руб. (38 000 х 13%). Сумма налога удерживается при выплате зарплаты «под расчет». Об этом указывается в письмах Минфина РФ от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209. В частности, там говорится о том, что «налоговый агент производит исчисление, удержание и перечисление в бюджет налога на доходы физических лиц с заработной платы (в том числе за первую половину месяца) один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход».

Зарплата «под расчет» будет выплачена в следующем размере:
38 000 руб. : 22 рабочих дня х 11 фактически отработанных дней – 4940 руб. (НДФЛ) = 14 059 руб.

Организация вправе установить в локальных актах возможность выплаты и чаще, чем два раза в месяц, это законодательством не запрещено. Однако обязательно должны быть установлены и прописаны конкретные даты выдачи аванса и заработной платы, а не периоды выплат. На это прямо указывается, например, в п. 3 письма Министерства труда и социальной защиты РФ от 28.11.2013 № 14-2-242.

Сформулировать выплату аванса в локальных актах организации можно следующим образом:

Вариант 1.
Заработная плата выплачивается в следующем порядке: - 15-го числа каждого месяца – аванс (первая часть заработной платы) в размере заработка за отработанную работником первую половину месяца; - 01-го числа каждого месяца, следующего за отработанным, – выплата заработной платы.
Вариант 2.
Заработная плата выплачивается в следующем порядке: - 15-го числа каждого месяца – аванс в размере 40% от должностного оклада; - 01-го числа каждого месяца, следующего за отработанным, – выплата заработной платы.

Необходимо иметь в виду, что при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня (ст. 136 ТК РФ).

• Назад
• Вперёд