Переплата по заработной плате

Переплата по заработной плате – ситуация нередкая. Бухгалтер по расчету заработной платы может ошибиться и перечислить работнику больше, чем ему начислено в отчетном месяце. Законодательство строго ограничивает случаи, когда работодатель имеет право удержать из начислений по заработной плате текущего месяца переплату предыдущего.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев (часть четвертая ст. 137 ТК РФ):

• счетной ошибки;
• если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника
  в невыполнении норм труда или простое;
• если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Конечно, самый простой и наименее затратный в плане оформления вариант – это поговорить с работником, объяснить ситуацию, например, что бухгалтер ошибся, и предложить ему внести излишне выплаченные денежные средства в кассу организации. Эта ситуация удобна, когда переплата обнаружена сразу и произошла она по ошибке бухгалтера. Но работник на момент обнаружения переплаты может уже потратить деньги и внести в кассу ему просто-напросто нечего. В таком случае удобен вариант, когда работник пишет заявление с просьбой удержать из его заработной платы определенную сумму и тем самым дает свое согласие на удержание.

Удержание оформляется двумя обязательными документами: заявлением и приказом. Какой-либо формы этих документов законодательством не утверждено, поэтому их форма произвольная.

Заявление работника об удержании.

Приказ об удержании неотработанной суммы аванса.

Но бывают ситуации, когда излишнюю выплату, произведенную в пользу работника, не получается удержать из его заработной платы (он оспаривает основание или размеры удержания, истек месячный срок, трудовой договор прекращен, а сумм, полагающихся в связи с окончательным расчетом между сторонами, недостаточно). В ограниченном числе случаев остается возможность взыскания переплаты в судебном порядке. Судебный акт, которым излишняя выплата признана подлежащей возврату, может быть исполнен принудительно с помощью службы судебных приставов-исполнителей после получения работодателем исполнительного документа.

Не секрет, и многие бухгалтеры знают, что через суд взыскать с работника можно денежные средства только в том случае, если переплата произошла по счетной ошибке бухгалтера. Если же переплата произошла в связи с неверным истолкованием норм законодательства, то суд откажет во взыскании (определение Московского областного суда от 12.10.2010 № 33-19764).

 ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Для того чтобы в судебном порядке взыскать с работника переплату по зарплате, необходимо обратиться в комиссию по трудовым спорам с заявлением или в суд с иском. В комиссии спор рассматривается по правилам, установленным ст. 387 ТК РФ, а в суде – по правилам, предусмотренным гражданским процессуальным законодательством.

Образец искового заявления.

Бухгалтерский учет

Списание сумм, излишне начисленных вследствие счетных ошибок, оформляется в бухгалтерском учете сторнировочной записью по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и кредиту счета учета расчетов с персоналом по оплате труда (см. письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10):

Дебет	Кредит	Описание
СТОРНО 20, 26, 44...	70	Сторнирована сумма, излишне начисленная работнику вследствие счетных ошибок

Причитающаяся к уплате заработная плата за текущий месяц начисляется в обычном порядке:

Дебет	Кредит	Описание
20, 26, 44...	70	Начислена заработная плата и другие выплаты при увольнении

Если ошибочные суммы были начислены и выплачены в том же налоговом периоде, в котором будет произведено удержание, сторнировать начисление страховых взносов и НДФЛ не надо, поскольку страховые взносы и НДФЛ начисляются нарастающим итогом с начала года и автоматически будут правильно пересчитаны в момент начисления следующих выплат.

С другой стороны, возможен и вариант со сторнированием начисления НДФЛ и страховых взносов:

Дебет	Кредит	Описание
СТОРНО 70	68	Сторнирован НДФЛ с излишне начисленных отпускных
СТОРНО 20, 26, 44...	69	Сторнировано начисление страховых взносов с излишне начисленных отпускных

 

Эти проводки необходимы, если на выплаты, из которых будет производиться удержание, уже начислены НДФЛ и страховые взносы без учета того, что с работника будет удерживаться излишне выплаченная зарплата.

В результате в любом случае сумма, которую организация выплатит сотруднику, составит разницу между суммой причитающейся к выплате заработной платы и суммой сторнированной излишне начисленной зарплаты (сальдо по счету 70).

В том случае, когда заработная плата излишне выплачена работнику в результате не счетной ошибки, а, например, неправильного применения правовой нормы или по причине недостаточной квалификации работника бухгалтерии, то взыскание этих сумм, как правило, производится с работника, виновного в допущении такой ошибки. При этом в бухгалтерском учете отнесение излишне выплаченных сумм в состав недостач и их взыскание производятся в порядке, установленном для учета сумм ущерба, нанесенного организации.

Если работодатель принимает решение не производить удержание сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, то излишне выплаченные суммы признаются в составе прочих расходов по дебету счета 91, при этом прежде начисленные суммы сторнируются по дебету счетов учета затрат на производство и кредиту счета учета расчетов с персоналом по оплате труда. Выплаченная работнику излишняя заработная плата в целях НДФЛ в этом случае остается его доходом (п. 1 ст. 210 НК РФ), поэтому налог с нее удержан правомерно и осуществлять пересчет по НДФЛ не требуется.

 ВАЖНО В РАБОТЕ

Срок исковой давности составляет три года.

Списание кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается. Ее включают:

• в бухгалтерском учете – в состав прочих доходов организации (п.п. 7 и 10.4 ПБУ 9/99);
• в налоговом учете – в состав внереализационных доходов (п. 18 ст. 250 НК РФ).

Например, в бухучете организации может быть остаток депонированной зарплаты. Обратиться за ней работник вправе в течение трех лет (письмо Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161). Если по истечении этого срока работник не обратился за зарплатой, ее списывают. Для этого необходим приказ руководителя компании. Его оформляют в произвольном виде.

Списание кредиторской задолженности по депонированной зарплате оформляют проводкой:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» Кредит 91-1.

 ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Для списания задолженности необходим приказ директора.

Списание дебиторской задолженности

Срок исковой давности истек. Дебиторская задолженность работников, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, в бухгалтерском учете включаются в прочие расходы организации (п. 14.3 ПБУ 10/99).

Задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается одним из следующих способов:

• за счет резерва по сомнительным долгам, если организация создавала такой резерв. В бухучете делается проводка:
  Дебет 63 Кредит 71 (70, 73);
• на прочие расходы:
  Дебет 91-2 Кредит 71.

В налоговом учете в составе внереализационных расходов отражают безнадежные долги (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). К ним относят долги, по которым истек установленный срок исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Из этого следует, что дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности в налоговом учете можно списать на внереализационные расходы. Однако нужно иметь в виду, что этот подход не является универсальным, на практике нужно учитывать некоторые нюансы.

Пример.

Работник уволился, отгуляв несколько дней отпуска авансом. При увольнении с него не удержали отпускные за неотработанные дни отпуска. Срок исковой давности истек, поэтому сумму задолженности мы списываем. Можно ли отразить ее во внереализационных расходах в налоговом учете?

Нет, второй раз учесть в расходах сумму отпускных нельзя. Отпускные (в том числе за неотработанные дни отпуска) уже были учтены в составе расходов на оплату труда. Повторно отпускные за неотработанные дни отпуска в виде списанной дебиторской задолженности не учитываются при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799).

НДФЛ

Пример.

Возникает ли налогооблагаемый доход у уволенного работника в случае, если при увольнении работодатель не смог произвести удержания за неотработанные дни отпуска, предоставленного авансом, и взыскать данную сумму в судебном порядке, если указанная сумма как безнадежная к взысканию по истечении срока давности была списана с баланса?

Сумма, списанная по истечении срока исковой давности в установленном порядке на финансовый результат организации в случае, если работодатель при окончательном расчете с работником при его увольнении не смог произвести из его заработка удержания за неотработанные дни отпуска и взыскать указанные суммы в судебном порядке в случае отказа бывшего работника добровольно вернуть долг, может рассматриваться как прощение долга работника.

С этого момента у бывшего работника (должника) возникает экономическая выгода в виде всей суммы задолженности и, соответственно, доход, подлежащий обложению НДФЛ по налоговой ставке 13%, которую учреждение обязано исчислить, удержать и перечислить в бюджет.

В соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

 ВАЖНО В РАБОТЕ

Налоговые агенты, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны начислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ.

Данное сообщение представляется по форме 2-НДФЛ (абз. 2 п. 5 ст. 226 НК РФ). Налоговым периодом по исчислению НДФЛ является год (ст. 216 НК РФ), поэтому сведения по форме 2-НДФЛ на уволенного работника следует подать не позднее 01 февраля года, следующего за годом, в котором указанная задолженность была списана с балансового учета, в ИФНС по месту регистрации учреждения – бывшего работодателя.

 

• Назад
• Вперёд