Отчетность кадровика

Работник кадровой службы в ходе своей деятельности обязан в соответствии с законом представлять ряд сведений в государственные органы РФ. В ряде случаев, таких как представление отчета в ПФР, основную работу делают бухгалтеры организации, кадровик только помогает в составлении списка так называемых льготников, однако в основном составление отчетов ложится полностью на плечи работника отдела кадров.

Кадровый работник как должностное лицо несет административную ответственность за представление сведений/информации в центр занятости населения, военкомат, территориальную службу статистики. Формирование такой отчетности происходит по утвержденным правилам и нормам и вызывает немало сложностей.

Среднесписочная численность

Под среднесписочной численностью имеется в виду численность работников организации в среднем за определенный период. Так, среднесписочная численность за год – это сумма работников за каждый месяц календарного года, поделенная на двенадцать. Среднесписочную численность подают, как правило, в налоговый орган и орган государственной статистики.

Среднесписочную численность за предшествующий календарный год в налоговый орган по месту учета налогоплательщика необходимо подавать не позднее 20 января текущего года, а в случае, когда компания только что создана или реорганизована, – не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания (реорганизации (абз. 6 п. 3 ст. 80 НК РФ)). Форма, в которой представляются сведения, утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Бланк может быть составлен сотрудником кадровой или бухгалтерской службы организации либо ее руководителем по фактическим данным, представленным кадровиком. Причем организация, в которой нет работников, тоже обязана представлять сведения о среднесписочной численности работников. Это было разъяснено в письме Министерства финансов РФ от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Сведения не представляются:

- лицами, которые не признаются индивидуальными предпринимателями (например, нотариус, адвокат, учредивший адвокатский кабинет);

- вновь зарегистрированными индивидуальными предпринимателями. НК РФ не предусматривает обязанности представлять в налоговый орган сведения о среднесписочной численности работников не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором физическое лицо было зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя.

- Письма от 19.07.2013 № 03-02-08/28369, от 27.03.2013 № 03-02-08/23.

В территориальный орган государственной статистики по месту нахождения юридического лица также подаются сведения о среднесписочной численности компании. С 01 января 2016 года вступают в действие новые правила заполнения формы № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Они установлены приказом Росстата от 26.10.2015 № 498 «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», № П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации». Согласно этому приказу сведения по форме № П-4 за отчетный месяц заполняют юридические лица, не являющиеся субъектами малого предпринимательства, средняя численность работников которых не превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера) по итогам деятельности за предшествующий год, в случае же, если превышает 15 человек, – ежеквартально. При наличии у юридического лица обособленных подразделений форма № П-4 заполняется по каждому подразделению отдельно и по юридическому лицу без этих обособленных подразделений.

Особый перечень организаций, установленный территориальным органом Росстата в субъекте Российской Федерации, таких, например, как общественные организации, дачные и садоводческие товарищества, гаражные кооперативы, жилищно-строительные кооперативы, потребительские кооперативы и т. п., в случае, если численность их работников не превышает 15 человек, могут представлять сведения по форме № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» один раз в год.

Согласно приказу № 498 существуют категории лиц, которые не должны включаться в среднесписочную численность. Это, в частности:

а) принятые на работу по совместительству из других организаций. Учет внешних совместителей ведется отдельно;

ВАЖНО В РАБОТЕ

Работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица). При этом работник, состоящий в списочном составе организации и выполняющий работы на условиях внутреннего совместительства, учитывается один раз по месту основной работы, а в фонде заработной платы показывается сумма заработной платы с учетом оплаты труда по совместительству.

б) выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера;

в) привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;

г) переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;

д) направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций; лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;

е) подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;

ж) собственники данной организации, не получающие заработную плату;

з) члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией;

и) адвокаты;

к) военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Работник, состоящий в списочном составе организации и заключивший договор гражданско-правового характера с этой же организацией, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы, а начисленная ему заработная плата по трудовому договору и договору гражданско-правового характера – в графе 8 (фонд заработной платы работников списочного состава).

При этом также необходимо иметь в виду, что согласно п. 81.1 приказа № 498 некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность. К таким работникам относятся:

• женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи
  с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске
  по уходу за ребенком;
• работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов
  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В приказе № 498 даны условные примеры расчета за месяц, за квартал и за год и за период с начала года по отчетный месяц включительно. Приведем некоторые из них.

Пример 1.

Организация начала работать в марте 2015 года, среднесписочная численность сотрудников составила в марте 50 человек, в апреле – 60, в мае – 90 человек. Среднесписочная численность работников за период с начала года (за 5 месяцев) составила 40 человек = (50 + 60 + 90) : 5.

Среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.

Пример 2.

Месяцы	Среднесписочная численность работников	Месяцы	Среднесписочная численность работников
Январь	50	Июль	60
Февраль	96	Август	70
Март	50	Сентябрь	65
Апрель	15	Октябрь	70
Май	30	Ноябрь	80
Июнь	18	Декабрь	60
Сумма			664

Среднесписочная численность за год составила 54 человека = 664 : 12.

Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц (например, в организациях, вновь созданных, имеющих сезонный характер производства), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце.

Пример 3.

Вновь созданная организация начала работать с 24 декабря 2015 г. Численность работников списочного состава в данной организации была следующей:

 

Число месяца	Списочная численность работников	В том числе не подлежат включению в среднесписочную численность	Подлежат включению в среднесписочную численность (гр. 2 – гр. 3)
24	70	-	70
25	70	-	70
26 (суббота)	70	-	70
27 (воскресенье)	70	-	70
28	75	-	75
29	80	-	80
30	80	-	80
31	83	-	83
Сумма			598

 Сумма численности работников списочного состава за декабрь, подлежащих включению в среднесписочную численность, составила 598, календарное число дней в декабре – 31, среднесписочная численность работников в декабре составила 20 человек = 598 : 31.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Нарушение порядка представления статистической отчетности (неверные сведения, несоблюдение сроков) чревато штрафом в размере 3000–5000 руб.

- Статья 13.19 КоАП РФ.

Отчетность в центр занятости

Согласно п. 3. ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» (далее – Закон № 1032-1) работодатели (в лице сотрудников кадровой службы) обязаны ежемесячно представлять органам службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных рабочих местах для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Сведения представляются каждый месяц до 05 числа, следующего за отчетным периодом. Неисполнение обязанности работодателя по созданию или выделению рабочих мест для трудоустройства инвалидов либо его отказ в приеме на работу инвалида в пределах установленной квоты влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 руб. (ст. 5.42 КоАП РФ).

Закон № 1032-1 также закрепляет обязанность сообщать в центр занятости решения о ликвидации организации либо прекращении деятельности индивидуальным предпринимателем, сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров.

О том, что компания будет ликвидироваться либо грядет массовое сокращение работников, организация должна уведомить службу занятости как минимум за два месяца до начала мероприятий, о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства – в течение трех рабочих дней после принятия решения о проведении соответствующих мероприятий. Однако если неполное рабочее время устанавливается по соглашению сторон или по просьбе работника, то сообщать об этом не нужно. Роструд в своем письме от 17.05.2011 № 1329-6-1 подтвердил это.

Название отчета	Форма отчета	Периодичность	Регламентирующий документ	Ответственность
Сведения о ходе выполнения квотирования рабочих мест	Информация о наличии вакантных рабочих мест (должностей) для приема на работу инвалидов и выполнении квоты	Ежемесячно до 05 числа месяца, следующего за отчетным периодом	Пункт 3 ст. 25 Закона Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»	Неисполнение обязанности по выделению рабочих мест, а также отказ в приеме инвалида на работу – штраф на должностное лицо в размере 5000–10 000 руб. (ст. 5.42 КоАП РФ)
Сведения о квотировании рабочих мест для отдельных категорий молодежи	Сведения о квотировании рабочих мест для отдельных категорий молодежи	Ежемесячно до 10 числа текущего месяца	Пункт 1 ст. 25 Закона Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»	Непредставление в государственный орган сведений (информации), предусмотренных законом, – штраф на должностное лицо в размере 300–500 руб.; на юридическое лицо – 3000–5000 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ)
Уведомление о наличии/отсутствии вакансий	Письменная форма с указанием должности, профессии, специальности, квалификационных требований, условий оплаты	В зависимости от причины освобождения рабочих мест	Пункт 2 ст. 25 Закона Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»	Непредставление в государственный орган сведений (информации), предусмотренных законом, – штраф на должностное лицо в размере 300–500 руб.; на юридическое лицо – 3000–5000 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ)
Направление работника от службы занятости	Форма, представляемая центром занятости населения безработному гражданину	По факту явки кандидата и приема на работу	Пункт 5 ст. 25 Закона Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»	Непредставление в государственный орган сведений (информации), предусмотренных законом, – штраф на должностное лицо в размере 300–500 руб.; на юридическое лицо – 3000–5000 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ)
Требование к информации о вакансиях	Недискриминационный характер	Постоянно	Пункт 6 ст. 25 Закона Российской Федерации от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»	Распространение информации о вакансиях с ограничениями дискриминационного характера – штраф на должностное лицо в размере 3000–5000 руб.; на юридическое лицо –  10 000–15 000 руб.

Отчетность в военкомат

Работник кадровой службы, отвечающий в компании за воинский учет, должен представлять определенные сведения в военкомат по местонахождению организации. В соответствии с п. 30 Положения о воинском учете, утвержденном Правительством РФ от 27.11.2006 № 719, работники, осуществляющие воинский учет в организациях:

а) направляют в 2-недельный срок в соответствующие военные комиссариаты и(или) органы местного самоуправления сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету, и принятии (поступлении) или увольнении (отчислении) их с работы;

б) направляют в 2-недельный срок по запросам соответствующих военных комиссариатов и(или) органов местного самоуправления необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;

в) представляют ежегодно, в сентябре, в соответствующие военные комиссариаты списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 01 ноября – списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.

Кроме того, примерно раз в год или чаще кадровик обязан сверять с военкоматом сведения о гражданах, состоящих на воинском учете.

За нарушение порядка представления отчетности в отношении сотрудника, отвечающего за военный учет, или руководителя организации предусмотрена административная ответственность:

• за ненаправление по запросу военкомата и органов местного самоуправления в установленный срок необходимых сведений о гражданах, обязанных состоять на воинском учете, – от 300 до 1000 руб.
  (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ);
• за непредставление до 01 ноября (ежегодно) в военкоматы списков граждан мужского пола, которым
  в следующем году исполнится 17 лет, – от 300 до 1000 руб. (ст. 21.1 КоАП РФ).

 

Действия	Форма	Документы	Ответственность
Заполнение сведений о воинском учете	Личная карточка Т-2 (раздел II)	Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1; самостоятельно разработанная и утвержденная организацией форма личной карточки (Закон № 402-ФЗ)	Нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ)
Запрос документов-оснований для записи в Т-2. Напомним, что документы предъявляются работником при заключении трудового договора	Военный билет (или временное удостоверение) – для военнообязанных. Удостоверение гражданина, подлежащего призыву, – для призывников	ТК РФ (ст. 65); постановление № 719 (п. 28 раздела III)
Оповещение граждан о призывах/сборах военных комиссариатов	Извещение о повестке	Закон № 53-ФЗ (ст. 4 п. 1)	Неоповещение работника о вызове – штраф в размере 500–1000 руб. (ст. 21.2 КоАП РФ)
Обеспечение своевременной явки по этим повесткам	Приказ Т-8 с сохранением среднего заработка	Закон № 53-ФЗ (ст. 4 п. 1)
Направление (в 2-недельный срок в соответствующий военный комиссариат) сведений о принятых и уволенных гражданах, подлежащих воинскому учету	Приказ об организации воинского учета по предприятию	Закон № 53-ФЗ (ст. 4 п. 1); постановление № 719 (пп.пп. «а», «б» п. 32 раздела III)	Несообщение сведений о принятых/уволенных сотрудниках – штраф в размере 300–1000 руб. (ст. 21.4 КоАП РФ)
Представление списков работающих мужчин 15–16-летнего возраста (ежегодно, в сентябре)	Приказ об организации воинского учета по предприятию	Постановление № 719 (пп. «в» п. 32 раздела III)	Непредставление в установленный срок списков работников – штраф в размере 300–1000 руб. (ст. 21.1 КоАП РФ)
Представление списков работающих мужчин 17 лет для первоначальной постановки на воинский учет (ежегодно, до 01 ноября)	Приказ об организации воинского учета по предприятию	Постановление № 719 (пп. «в» п. 32 раздела III)
Сверка сведений с военкоматом (не реже 1 раза в год)	Журнал проверок состояния воинского учета на предприятии	Постановление № 719 (пп.пп. «г», «д» п. 32 раздела III)	Несвоевременное представление сведений об изменениях состава – штраф в размере 300–1000 руб. (ст. 21.3 КоАП РФ)
Оповещение об изменениях: семейного положения, образования, места работы/жительства/пребывания, состояния здоровья (в 2-недельный срок с момента изменений)	Журнал проверок состояния воинского учета на предприятии	Постановление № 719 (пп. «е» п. 32 раздела III)

• Назад
• Вперёд