Перерасчет НДФЛ

Случаев пересчета НДФЛ достаточно много: это и счетная ошибка, и отзыв работника из отпуска, излишнее удержание НДФЛ с работника как с нерезидента, если он фактически является резидентом, выплата промежуточных дивидендов иностранцам, представление работником документов, подтверждающих вычет на ребенка... Каждый из случаев перерасчета имеет свои особенности.

Перед тем как производить пересчет НДФЛ, необходимо понять, подпадает ли ваш случай под перерасчет НДФЛ. Рассмотрим основные случаи.

Физическое лицо сменило статус с нерезидента на резидента

Если физическое лицо приобретает налоговый статус резидента Российской Федерации, который в налоговом периоде более не изменится, налоговому агенту необходимо произвести перерасчет сумм налога на доходы физических лиц, удержанных с доходов физического лица от источников в Российской Федерации, исходя из налоговой ставки 13% (письмо Минфина России от 04.04.2014 № 03-04-05/15215).

В некоторых случаях производить перерасчет налога не нужно.

Пример 1.

Если российская организация в 2015 году удерживала из заработной платы работника – гражданина Республики Беларусь, не являющегося налоговым резидентом РФ, НДФЛ по ставке 13% и работник уволился до истечения 183 дней нахождения в РФ, производить перерасчет НДФЛ по ставке 30% и доплачивать налог организация не должна.

Работник отозван из отпуска

При отзыве работника из отпуска организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, удержанной ранее суммы налога на доходы физических лиц. Начисленные ранее суммы отпускных и соответствующие суммы налога сторнируются, а за фактически отработанные дни начисляется заработная плата и исчисляется налог (письмо ФНС России от 24.10.2013 № БС-4-11/190790).

Выплата дивидендов иностранным гражданам

В ст. 232 НК РФ в отношении налога на доходы физических лиц установлен специальный порядок реализации положений международных договоров (соглашений) об избежании двойного налогообложения, устанавливающий, в частности, что максимальный срок представления налогоплательщиком соответствующего подтверждения не может превышать одного года после окончания налогового периода, в котором у налогоплательщика возникли основания для их применения (письмо Минфина РФ от 31.08.2010 № 03-04-08/4-189).

ПЕРВОИСТОЧНИК

До возврата из бюджетной системы РФ излишне удержанной и перечисленной суммы налога налоговый агент вправе осуществить возврат такой суммы налога за счет собственных средств.

- Абзац девятый п. 1 ст. 231 НК РФ.

Произошла счетная ошибка

В соответствии с п.п. 3 и 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ исчисление сумм налога производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Сумма налога применительно к доходам, в отношении которых применяются иные налоговые ставки, исчисляется налоговым агентом отдельно по каждой сумме указанного дохода, начисленного налогоплательщику.

При обнаружении ошибки в расчете НДФЛ необходимо произвести перерасчет сумм.

 ПОЗИЦИЯ СУДА

Налогоплательщик может вернуть НДФЛ из бюджета через налоговый орган только при отсутствии налогового агента. Если налоговый агент существует, то сначала с заявлением о возврате излишне удержанного налога следует обратиться к нему.

- Определение Конституционного суда РФ от 17.02.2015 № 262-О.

При возникновении права на вычет на ребенка

Если работник с опозданием представил документы, подтверждающие право на вычет по НДФЛ на ребенка, то НДФЛ надо пересчитать (письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118):

• если право на вычет возникло в текущем году – с момента его возникновения.
  Например, если ребенок родился в марте, а свидетельство о рождении работник принес в июле, надо пересчитать НДФЛ за период с марта по июнь;
• если право на вычет возникло в прошедших годах – с января текущего года.
  Например, если ребенок родился в ноябре прошлого года, а свидетельство о рождении работник принес в феврале текущего года, надо пересчитать НДФЛ только за январь текущего года.

Командировка работника длительностью более 183 дней

Если длительность командировки составит более полугода, сотрудник станет нерезидентом. Ведь он будет находиться за пределами РФ более 183 дней (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Но средний заработок и суточные все равно будут его доходом от источника в РФ (письма Минфина России от 22.08.2013 № 03-04-05/34436, от 19.03.2013 № 03-04-06/8402 и от 22.11.2012 № 03-04-06/6-332).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Если суммы налога, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджетную систему РФ, недостаточно для осуществления возврата излишне удержанной и перечисленной суммы НДФЛ налогоплательщику в трехмесячный срок, налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему заявления налогоплательщиком направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление на возврат налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога.

Переплата НДФЛ

Если компания переплатила, то возможны две ситуации:

1. Компания в учете у себя корректирует суммы НДФЛ и сторнирует их.

Пример 2.

ООО «Берег» предоставляет отпуск главному инженеру А. К. Савельеву.

Отпуск с 29 марта 2016 года.

На срок 14 календарных дней.

Однако в связи с необходимостью сдачи объекта рабочей комиссией 06 апреля 2016 года главный инженер был отозван из отпуска.

Бухгалтер, соответственно, произвел перерасчет.

Дебет	Кредит	Сумма	Операция
96	70	23 820,30 руб. (1701,45 руб. x 14 календ. дн.)	Начислены отпускные
70	68	3097	Начислен НДФЛ
68	51	3097	Перечислен НДФЛ с отпускных в бюджет
70	51	20 723,30	Отпускные перечислены на банковскую карточку работника
96	70	11 910,15	Сторнированы отпускные за 7 календарных дней
44	70	43 478,26 руб. (50 000 руб. : 23 раб. дн. x 20 раб. дн.)	Начислена заработная плата за апрель
70	68	4104 руб. [(43 478,26 руб. – 11 910,15 руб.) x 13%]	Начислен НДФЛ с доходов за июль с учетом сторно части суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска
68	51	4104 руб.	Перечислен НДФЛ в бюджет с учетом сторнированных сумм

2. Компания пересчитывает НДФЛ с месяца, когда работник получил статус резидента, а сам работник обращается в налоговый орган для возврата переплаты.

Пример 3.

В ООО «Берег» устроился иностранный работник – квалифицированный рабочий А. К. Белов.

С его доходов бухгалтер удерживал 30% в период с 01 ноября 2015 года по 01 мая 2016 года. За данный период сотруднику было начислено 303 500 руб. В это время он не являлся налоговым резидентом РФ. Сумма удержанного НДФЛ составила 91 050 руб. (303 500 руб. x 30%).

При расчете НДФЛ с зарплаты за май 2016 года бухгалтер учел переплату налога. Сумма НДФЛ, начисленная с зарплаты за май, составила 3770 руб. (29 000 руб. x 13%). Но удерживать ее не нужно, так как она меньше переплаты по налогу (51 595 руб.).

Следовательно, с мая бухгалтер рассчитывает НДФЛ по ставке 13%.

В отношении образовавшейся переплаты по НДФЛ в размере 51 595 руб. работник должен обратиться в налоговый орган самостоятельно.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Возврат суммы налога налогоплательщику в связи с перерасчетом по итогу налогового периода в соответствии с приобретенным им статусом налогового резидента Российской Федерации производится налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче налогоплательщиком налоговой декларации по окончании указанного налогового периода, а также документов, подтверждающих статус налогового резидента Российской Федерации в этом налоговом периоде.

Если компания отказывает в пересчете НДФЛ работнику

В качестве такого примера рассмотрим ситуацию, когда сначала работник принес документы, подтверждающие право на вычет, а потом пишет заявление о том, что не хочет получать вычет.

В этом случае компания может не производить перерасчет.

Пример 4.

Налогоплательщик в течение налогового периода (календарного года) получал доходы сразу у двух работодателей.

При этом первому работодателю он подал заявление о предоставлении ему стандартного налогового вычета на ребенка и соответствующие документы. Учитывая, что у работника доход за период с января по апрель превысил с начала года 280 000 руб., работодатель предоставил работнику вычет только за период с января по март включительно. С апреля вычет на ребенка не предоставлялся.

От другого работодателя этот человек в данном календарном году тоже получил доходы, облагаемые по ставке 13%. Но они за весь год не превысили 280 000 руб.

И этот налогоплательщик хотел получить вычет на ребенка за весь налоговый период по декларации, заменив первого работодателя, который предоставил вычет на ребенка, на другого налогового агента, от которого получил доходы, не превысившие за весь год 280 000 руб.

Поэтому ему и было объяснено, что перерасчет вычета на ребенка на основании декларации 3-НДФЛ именно в его случае невозможен (письмо Минфина России от 19.02.2015 № 03-04-05/7763).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы НДФЛ производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему РФ в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным физлицам, с доходов которых налоговый агент производит удержание этого налога, в течение трех месяцев со дня получения агентом заявления налогоплательщика.

Возврат излишне начисленных сумм налоговым агентом

Если в компании образовалась переплата по НДФЛ, то возможно вернуть излишне начисленные суммы. Часто компании идут на возврат переплаты, если речь идет о больших суммах.

Подать заявление о возврате (зачете) НДФЛ налоговый агент может в течение трех лет с момента уплаты налога (п. 7 ст. 78 НК РФ).

К заявлению целесообразно приложить документы, подтверждающие факт переплаты, например, это может быть акт сверки взаиморасчетов.

Вместе с заявлением на возврат излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации суммы налога налоговый агент представляет в налоговый орган выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджетную систему Российской Федерации.

При осуществлении возврата налога на доходы физических лиц не имеет значения вид выплачиваемого иным лицам дохода, а также применяемая налоговая ставка (письмо ФНС России от 20.09.2013 № БС-4-11/17025).

Решение о возврате (зачете) «излишка» или об отказе в его возврате должно быть принято налоговиками в течение 10 дней со дня получения заявления и прилагаемых документов либо со дня подписания акта совместной сверки уплаченных налоговым агентом сумм, если таковая проводилась. О принятом решении инспекторы обязаны сообщить ему в течение 5 дней с момента вынесения вердикта. В случае положительного решения возврат денежных средств производится в течение месяца с момента получения контролерами заявления.

После этого работодатель в порядке ст. 231 НК РФ производит возврат НДФЛ работнику.

ПОЗИЦИЯ ФНС

При заполнении справок 2-НДФЛ суммы начисленных доходов в виде оплаты труда отражаются в том месяце налогового периода, за который такие доходы были начислены. Суммы начисленного НДФЛ отражаются также в том налоговом периоде, за который они были исчислены. Суммы удержанного налога следует отражать в справке в том налоговом периоде, за который был исчислен налог. Если сумма НДФЛ удержана после завершения налогового периода и представления в налоговый орган справки 2-НДФЛ, то ранее представленные в налоговый орган справки подлежат корректировке путем представления новой справки.

- Письмо от 02.03.2015 № БС-4-11/3283.

Если год закончился?

По общему правилу перерасчет осуществляется:

• в момент, когда бухгалтер обнаружил, что необходимо его произвести (например, работник принес документы);
• в конце года (например, если работник сменил статус налогового резидента).

Перерасчет производится в конце года налоговым органом на основании декларации и документов, подтверждающих статус резидента РФ, а не налоговым агентом (п. 1.1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-05/6-353).

Однако если обнаружена ошибка или перерасчет необходимо сделать за прошлый год, то в этом случае необходимо подать уточненную отчетность за прошлый год. В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 01 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Из изложенного следует, что при заполнении справок о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (далее – Справка) в соответствующих разделах Справки суммы начисленных доходов в виде оплаты труда отражаются в том месяце налогового периода, за который такие доходы были начислены. При этом суммы начисленного налога отражаются в том налоговом периоде, за который они были исчислены. Суммы удержанного налога следует отражать в Справке в том налоговом периоде, за который был исчислен налог (письмо ФНС России от 02.03.2015 № БС-4-11/3283).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Справка 2-НДФЛ заполняется налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета.

Если работник уволился?

Если работник уволился, то пересчитать НДФЛ все равно необходимо. Нужно понять, должна ли компания в бюджет или нет.

Если с работником прекращены трудовые отношения и вы не выплачиваете ему доход, то, соответственно, вам не из чего удерживать недостающие суммы налога. В таком случае вам нужно письменно сообщить налогоплательщику и в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог (письмо Минфина России от 19.03.2007 № 03-04-06-01/74).

Если НДФЛ был излишне удержан, необходимо его вернуть работнику. Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ в течение 10 дней со дня, когда вы обнаружили излишнее удержание НДФЛ, вы обязаны сообщить об этом бывшему работнику. В письме от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1430 Минфин особо отметил, что прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком и организацией – источником выплаты доходов, с которых налог излишне удержан, а также период, в котором производится возврат излишне удержанного налога, не влияют на порядок применения норм ст. 231 НК РФ. Следовательно, в случае обнаружения излишне удержанного НДФЛ у бывшего работника его необходимо об этом известить (например, отправить заказное письмо с уведомлением о вручении по адресу, который был указан при трудоустройстве).

Это возможно сделать путем направления заказного письма с уведомлением по адресу прописки. При этом возврат излишне уплаченных сумм будет производиться на основании заявления работника. Вернуть налог вы должны будете в течение 3 месяцев со дня получения заявления. Если работник получил уведомление о возврате НДФЛ, но не явился по каким-то причинам (переехал, отсутствует по месту регистрации), то в этом случае работодатель не будет нести ответственность за невозврат сумм налогоплательщику.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Возврат налогоплательщику излишне удержанных сумм налога производится налоговым агентом в безналичной форме путем перечисления денежных средств на его счет в банк, указанный в заявлении.

Если к перерасчету привели неверные или неправомерные действия бухгалтерии?

Если к пересчету привели неверные или неправомерные действия бухгалтера, то работодатель может поступить следующим образом:

1. Не предпринимать никаких действий, ведь работа у бухгалтера и так сложная.

2. Наложить на работника дисциплинарное взыскание.

За совершение дисциплинарного проступка, т. е. за виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей, к нему можно применить три вида взысканий (ч. 1 ст. 192 ТК РФ):

• замечание (менее строгая мера ответственности);
• выговор (более строгая мера ответственности);
• увольнение.

А вот, например, взыскать штраф из заработной платы бухгалтера нельзя.

Кроме того, при наложении дисциплинарного взыскания важно помнить, что дисциплинарное взыскание должно соответствовать степени вины работника, например, если переплата по НДФЛ ввиду действий работника составила 1000 руб., которые в дальнейшем можно вернуть из бюджета или зачесть, то увольнение бухгалтера будет, по меньшей мере, нелогичным.

Но, например, в случае допущенной ошибки можно наложить взыскание в виде замечания, а если действия бухгалтера привели к серьезным доначислениям налогов, штрафным санкциям, то в этом случае можно объявить выговор и даже уволить работника.

Порядок наложения дисциплинарного взыскания закреплен в ст. 193 ТК РФ. В частности, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт.

При этом дисциплинарное взыскание применяется в срок не позднее месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Кроме того, дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения.

Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то об этом составляется акт.

Документальное оформление пересчета НДФЛ

Для целей бухгалтерского учета пересчет НДФЛ необходимо оформить соответствующей бухгалтерской справкой. Почему такая справка важна? Дело в том, что согласно п. 1 ст. 231 НК РФ в течение 10 дней со дня, когда вы обнаружили излишнее удержание НДФЛ, вы обязаны сообщить об этом бывшему работнику.

А такой факт должен быть оформлен документально.

Пример 5.

Для целей налогообложения потребуется корректировка справки 2-НДФЛ.

Обратите внимание: с 2016 года введена новая форма 6-НДФЛ, и в этом случае придется подать уточненную форму в налоговую инспекцию.

Основные изменения будут в п. 5 Справки, где будут уточнены суммы налога и общая сумма дохода.

Для нашего сотрудника фактически его доход за 4 месяца уменьшится на 1 неделю отпуска.

Соответственно уменьшится и сумма НДФЛ.

Например, сотрудник запросил справку 2-НДФЛ для банка, бухгалтер должен будет выдать справку уже с корректировкой.

Пример 6.

Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке __%.

5.1. Общая сумма дохода	161 637,75
5.2. Налоговая база	161 637,75
5.3. Сумма налога исчисленная	21 012,90
5.4. Сумма налога удержанная	21 012,90
5.5. Сумма налога перечисленная	21 012,90
5.6. Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом
5.7. Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Следует обратить внимание, что справка 2-НДФЛ оформляется в той форме, которая действовала на отчетный период. Справка о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет налога на доходы физических лиц за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляется в виде корректирующей Справки (приказ ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@).

Также следует обратить внимание, что согласно позиции ФНС печать в справке не является обязательной (письмо ФНС РФ от 17.02.2016 № БС-4-11/2577@).

В заключение необходимо отметить, что в связи с введением ответственности за представление недостоверных сведений по НДФЛ рекомендуется более тщательно проводить проверку сведений в отношении доходов работника, при необходимости своевременно производить перерасчет налогов.

• Назад
• Вперёд