Утрата (порча) документов: необходимость восстановления, налоговые последствия

Существует множество причин утраты документов: это и отсутствие контроля над оформлением документов контрагентами, и потеря документов третьими лицами (например, при отправке по почте или с помощью курьерской доставки), и неправильная организация документооборота, когда факты хозяйственной деятельности своевременно не фиксируются, документы теряются в коридорах компании или на столе у руководства. В этих и многих других случаях необходимо восстанавливать документы.

Требования к наличию и обеспечению сохранности документов прямо предусмотрены как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения законодательно. Причем для бухгалтерского учета срок хранения – 5 лет, для налогового учета – 4 года.

Согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. На основании ст. 23 НК РФ предусмотрена обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. В некоторых случаях нужно хранить документы еще дольше, например, если речь идет об убытках.

Для того чтобы избежать рисков споров с проверяющими, целесообразно установить более длительные сроки хранения документов. Правовая норма, запрещающая более длительный срок хранения, в законодательстве отсутствует (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.07.2014 № 18АП-5667/2014).

Сроки хранения и порядок обеспечения сохранности документов целесообразно закрепить в следующих документах:

• учетной политики компании;
• положении о документообороте;
• приказе руководителя.

Документы с истекшим сроком хранения могут быть:

• сданы в архив;
• уничтожены.

ПЕРВОИСТОЧНИК

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет.

Пункт 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Для того чтобы уничтожить документы, необходимо провести экспертизу ценности документов. Экспертизу ценности документов проводит специально назначенная комиссия. Комиссия формируется компанией самостоятельно, а ее работа регламентируется соответствующим приказом руководителя.

Комиссия отбирает документы с истекшим сроком хранения. Уничтожить документы можно любым из следующих способов:

1) самостоятельно (например, с помощью шредера);

2) передав на уничтожение (утилизацию) в специализированную организацию.

Факт уничтожения документов оформляется актом.

 ВАЖНО В РАБОТЕ

Привлечение налоговым органом организации к ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ за непредставление в ходе повторной выездной налоговой проверки запрошенных у организации счетов-фактур, срок хранения которых истек (так как он составил более 4 лет), в результате чего данные документы были уничтожены, является неправомерным.

Комиссия, проводящая экспертизу ценности, также выявляет факты утраты документов.

На практике выявление утраты документов осуществляется тремя основными способами:

1. Утрата документов была выявлена специально созданной комиссией.

2. Утрата документов выявлена ответственным работником (например, обнаружение бухгалтером отсутствия первичных документов по учету основных средств).

3. Обнаружение работником факта утраты своих документов по кадровому учету.

Утрата документов оформляется соответствующим актом, в котором указываются:

• состав комиссии;
• причина утраты документов;
• перечень документов, которые утрачены;
• сведения о документе, подтверждающем обстоятельства, из-за которых были утрачены документы.

В случае утраты документов необходимо их восстановить.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Истребовать документы (информацию) в порядке ст. 93.1 НК РФ можно не только у юридического, но и у физического лица, т. е. у работников организации.

- Письмо Минфина России от 18.07.2012 № 03-02-08/58.

Надо ли восстанавливать документы?

Действующее законодательство не предусматривает обязанности восстанавливать утраченные документы. Однако если документы не будут восстановлены, то в этом случае возможны негативные последствия:

1. Привлечение руководителя к административной ответственности.

На руководителя может быть наложен административный штраф (примечание к ст. 2.4, ст. 15.11, ч. 1 ст. 15.6, ч.ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ):

• в размере от 2000 до 3000 руб. – за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов;
• в размере от 300 руб. до 500 руб. – за непредставление документов и сведений, истребованных при проверке налоговым органом, ПФР или ФСС.

2. Привлечение организации или предпринимателя к ответственности.

Непредставление документов влечет ответственность в размере 200 руб. за каждый документ.

Кроме того, согласно ст. 120 НК РФ грубое нарушение правил учета доходов и(или) расходов и(или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб.

Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере 30 000 руб.

3. Доначисление налогов.

Согласно ст. 31 НК РФ налоговый орган может доначислить налоги расчетным путем.

4. Невозможность принять НДС к возмещению.

На практике при утрате документов НДС будет сложно принять к возмещению или воспользоваться 0% НДС при экспорте. В частности, при экспорте необходимы подтверждающие документы.

Согласно ст. 165 НК РФ к подтверждающим документам относятся:

• контракт (его копия) с иностранной компанией на поставку товара за пределы Таможенного союза;
• таможенная декларация (ее копия) с соответствующими отметками таможенных органов;
• копии транспортных, товаросопроводительных и(или) иных документов с соответствующими отметками таможенных органов.

5. Уголовная ответственность (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом до 200 000 руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до года.

Утрата документов может повлечь судебные риски. Однако обстоятельство того, что организация пыталась восстановить документы, может стать веским аргументом в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 19.01.2010 № А55-10367/2009).

ВАЖНО В РАБОТЕ

Если имеются объективные причины отсутствия документов (пожар, хищение, авария, изъятие правоохранительными органами), то неважно, по какой статье организацию оштрафовали (по ст. 120 или по ст. 126 НК РФ), оспорить штраф можно в суде.

Вместе с тем в ряде случаев восстанавливать документы не обязательно. К таким случаям относятся:

1. Пожар (постановления ФАС Московского округа от 22.10.2012 № А41-31823/2010, ФАС Волго-Вятского округа от 28.09.2012 № А17-6025/2010).

2. Залив помещений или затопление (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 28.12.2011 № А32-6904/2010, от 08.12.2010 № А63-16697/2008).

3. Переезд компании (постановления ФАС Уральского округа от 29.02.2012 № Ф09-332/12, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 № А32-7746/2010-58/156).

4. Кража документов (постановление ФАС Центрального округа от 19.03.2012 № А23-1222/2011).

Таким образом, необходимо понять:

• относится ли форс-мажорное обстоятельство к случаям, когда не нужно восстанавливать документы;
• может ли компания подтвердить возникновение форс-мажорных обстоятельств.

Если документ был утрачен по вине компании или конкретного сотрудника, его придется восстановить.

Какие документы нужно восстанавливать?

По мнению Минфина России, организация обязана восстановить утраченные документы (письмо от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 14.08.2013 № АС-4-3/14759@).

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

Указанные документы могут быть истребованы налоговыми органами, в частности, в случаях проведения в отношении этого налогоплательщика повторной выездной налоговой проверки (ст. 89 НК РФ) и проведения иных мероприятий налогового контроля, в том числе при необходимости получения документов (информации), касающихся деятельности проверяемого налогоплательщика, и информации относительно конкретной сделки (ст. 93.1 НК РФ).

С целях обеспечения исполнения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ и представления в установленном порядке в налоговый орган документов, указанных в этом подпункте, соответствующие документы, утраченные налогоплательщиком, должны быть восстановлены.

Таким образом, необходимо восстанавливать все документы, касающиеся налогообложения. Вместе с тем в любой компании существует ряд необязательных документов. К таким документам возможно отнести:

• документы управленческого учета;
• внутренние документы, регулирующие взаимодействия между структурными подразделениями;
• служебные записки и указания руководства.

Также возможно не восстанавливать документы с истекшим сроком хранения и те, которые были уничтожены в соответствии с принятым в компании порядком уничтожения документов. Нецелесообразно восстанавливать документы с очень маленьким сроком хранения – до 1 года. К таким документам можно отнести:

• документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов
  с контроля и о продлении сроков их исполнения;
• переписку о нарушении правил пересылки документов;
• месячные отчеты и планы организации;
• отчеты, справки об объеме документооборота;
• документы учета копировальных работ;
• индивидуальные планы работников;
• месячные кассовые планы;
• заявки на получение кредитов (после их погашения);
• переписку о приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, услуг связи.

Остальные документы придется восстановить.

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Восстанавливать нужно только те документы, срок хранения которых не истек.

Порядок действий при восстановлении документов

Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

• изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
• организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
• проверить дела находящихся рядом фондов;
• изучить дело фонда – акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.

Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.

Кроме розыска необходимо предпринять необходимые меры следующего характера:

• разработать перечень мероприятий по восстановлению документов;
• предпринять меры по восстановлению частично утраченных документов (разорванных, сожженных,
  с осыпавшейся краской принтера);
• направить запросы контрагентам и в уполномоченные органы о восстановлении документов;
• самостоятельно восстановить документы по данным других документальных источников.

Кроме того, комиссия должна принять решение о варианте восстановления документов. Задача по восстановлению документов значительно упрощается, если копии документов сохранены в электронном виде, тем более что в настоящее время активно внедряется электронный документооборот.

Схему восстановления документов можно представить в следующем виде:

Принятие комиссией решения
Самостоятельное восстановление (внутренние документы)	Направление запроса контрагентам, госорганам (внешние документы)
Полное восстановление	Полное восстановление
При невозможности – частичное	При невозможности – частичное

Если компания не может восстановить документы самостоятельно, необходимо подготовить соответствующие запросы контрагентам по каждому факту утраты документов. Приведем пример подобного запроса:

Лучше в запросе указать конкретные номера и даты документов. Их возможно найти в бухгалтерской программе или в журнале регистрации документов.

Возможно организовать комбинированную схему восстановления документов. Например, организацией была выявлена утрата счетов-фактур, предоставленных другой организацией. Компания обратилась к контрагенту с письменным запросом. Однако данных счетов-фактур у контрагента не оказалось. В итоге было принято решение восстановить документы самостоятельно и представить их на подписание контрагенту. Контрагент, признав, что документы действительно были выставлены, подписал их.

Интересна практика восстановления частично испорченных, частично утраченных документов. При этом обратите внимание, что законодатель запрещает частичное восстановление ряда документов, таких как финансовые документы и документы бухгалтерского учета. Некоторые остальные документы, которые не могут быть восстановлены полностью, могут быть восстановлены частично.

Пример частичного восстановления документов	Порядок частичного восстановления документов
Восстановление залитых, зачеркнутых и замазанных записей	Пятна подлежат механическому и химическому ослаблению (удалению, растворению, обесцвечиванию)
Восстановление разорванных и сожженных документов	Разорванные документы склеиваются. Для укрепления обуглившейся бумаги ее можно увлажнить через пульверизатор водой, 15-процентным раствором глицерина или синтетическими смолами. Для восстановления текста сожженного документа в лабораторных условиях он расправляется на стеклянной пластинке

Способы восстановления документов также могут быть различны в зависимости от того, каким образом организация планирует осуществить восстановление.

Выделим основные способы:

Способы восстановления документов
Исправление, восстановление части документа		Замена утраченных документов контрагентами			Составление новых документов
Восстановление документа с сохранившегося электронного носителя и переподписание			Выдача дубликата

Таким образом, порядок восстановления документов будет зависеть от конкретной ситуации.

Восстанавливать бухгалтерские документы организация может собственными силами либо с привлечением сторонних лиц (например, аудиторских фирм, контрагентов, обслуживающего банка).

Соответственно если компания восстанавливает документы собственными силами, то у организации возникают такие затраты, как:

• затраты на оплату труда работников, осуществляющих восстановление документов;
• затраты на расходные материалы;
• затраты на бумагу;
• затраты сторонним компаниям (некоторые контрагенты берут плату за восстановление документов,
  в ИФНС предусмотрена плата за срочное изготовление выписок).

Однако данный вариант имеет следующие плюсы:

• собственные работники лучше знают специфику компании;
• многие сотрудники создавали документы и знают, как их восстановить;
• компания имеет налаженные контакты с контрагентами.

Второй вариант предполагает привлечение сторонних лиц. На практике данный вариант является более дорогостоящим, вместе с тем данный вариант позволяет восстановить документы в более сжатые сроки, например, если утрата документов была выявлена в результате проведения проверки сторонней организацией или инспектирующими органами (трудовой или налоговой инспекцией и пр.).

К плюсам второго варианта относятся:

• возможность скорейшего восстановления документов;
• очевидность затрат, записанных в договоре со сторонней организацией.

Таким образом, важно определить, каким образом компания будет восстанавливать документы.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, в случае утраты документов, по общему правилу, их нужно восстановить. В противном случае возможны негативные последствия, споры с контрагентами или с проверяющими органами. Чтобы не восстанавливать документы в авральном режиме, лучше проводить мероприятия внутреннего контроля, оперативно восстанавливать утраченные документы

• Назад